Konsultacje społeczne nie muszą być katuszami

Powinno się dążyć do tego, aby konsultacje polegały na wsłuchiwaniu się w głosy mieszkańców i wspólnym wypracowaniu rozwiązań - mówi dr Konrad Maj ze Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej w Warszawie.

Tomasz Kurs: Czy konsultacje muszą być nudne?

Dr Konrad Maj z Katedry Psychologii Społecznej Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej w Warszawie : Oczywiście, że nie. Na spotkanie zawsze można przygotować jakąś interesującą wizualizację - np. wykorzystując schematy, prezentację multimedialną czy fragment filmu przedstawiającego omawianą kwestię. Gdy ludzie dobrze poznają i zrozumieją perspektywę drugiej strony, łatwiej jest im później przyjąć zaproponowane rozwiązanie. Po prostu mniej się go obawiają, bo czują się z nim oswojeni.

Ponadto wyrazem szacunku dla uczestników spotkania jest przedstawienie danej problematyki w formie skrótowej i strawnej dla ludzi. Sam "urzędowy" raport rzadko przemawia do zwykłych mieszkańców. Nawet ci dobrze wykształceni nie są przecież specjalistami w danej dziedzinie. Warto wiedzieć, że brak pytań na spotkaniu nie zawsze świadczy o tym, że wszystko jest jasne lub zaakceptowane. Zwykle jest to zwiastun czegoś wręcz przeciwnego. Po wyjściu ze spotkania ludzie na boku dyskutują i wyrażają niezadowolenie.

Na czym właściwie powinny polegać konsultacje społeczne?

Powinno się dążyć do tego, aby konsultacje, jak sama nazwa wskazuje, polegały na wsłuchiwaniu się w głosy mieszkańców i wspólnym wypracowaniu rozwiązań. Przedstawienie gotowego projektu i próba jego obrony, to nie są konsultacje. Należy zacząć od wstępnych rozmów i na tej podstawie przygotować propozycje. Trzeba uwzględniać ludzkie potrzeby i oczekiwania, nawet jeśli nie da się zaspokoić merytorycznych interesów wszystkich stron. Zawsze jednak trzeba pamiętać, że istnieje coś takiego, jak satysfakcja psychologiczna i proceduralna. Uczestnicy rozmów powinni być traktowani podmiotowo: czuć się szanowani, akceptowani i rzetelnie poinformowani.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez organizatorów konsultacji?

Przede wszystkim to zbyt szybkie "gaszenie" dyskusji poprzez "zalewanie" drugiej strony argumentami. Zamiast tego warto dowiedzieć się, skąd określone wątpliwości się biorą. Drugi błąd to po prostu ignorowanie kwestii wyboru odpowiedniego miejsca, czasu, przygotowania sali i struktury spotkania. Bywa, że ustawia się stoliki konfrontacyjnie, tzn. w taki sposób, że ludzie znajdują się w swoich "okopach" - naprzeciwko siebie. Do dyskusji partnerskiej lepszy byłby okrągły stół czy tzw. podkowa. Zdarza się też pewna nierównowaga - np. jedna ze stron siedzi wyżej, ma wygodne siedzenia, napoje, mikrofon, wypowiada się dłużej. Widziałem też przypadki organizowania spotkań gdzieś na ulicy, na stojąco, szybko one zamieniają się w bazarową pyskówkę. Istotna jest też kwestia organizacji przebiegu spotkania: trzeba stworzyć i przedstawić jego strukturę i wyraźnie zaznaczyć, kiedy będzie czas na pytania, przerwę itd. Wówczas uczestnicy nie muszą się denerwować, że nie będzie im dane się wypowiedzieć.

Kilka sposobów na to, żeby były bardziej atrakcyjne? Można to uzyskać dzięki pomocy firmy zewnętrznej?

Ja bym powiedział, że przede wszystkim firma powinna być zaangażowana w formę, a nie w treść. To urzędnicy powinni odpowiadać na pytania. Firma zewnętrzna nie jest przecież ani stroną, ani ekspertem w przedmiotowej sprawie. Uczestnicy przychodzą z jakimś problemem i rolą prowadzącego jest pilnowanie przebiegu spotkania - skupienie stron na wzajemnych interesach, pilnowanie poprawnej komunikacji, stosowania się do przyjętych zasad.

Warto też zadbać o dynamikę spotkania, zmieniać prelegentów, robić przerwy, uwzględnić jakąś kawę, herbatę czy słodycze itd. Tak jak wspomniałem, ważne są też multimedia, ale także rozdanie dobrze opracowanych materiałów informacyjnych, aby można było zapoznać się z nimi w domu. To buduje atmosferę zaufania i transparencji. Warto postarać się o osobę, która zapanuje nad spotkaniem. Takich profesjonalnych tzw. facylitatorów czy moderatorów można znaleźć.

A może to oczekiwania mieszkańców są zbyt duże?

To jest normalne, że obie strony mają swoje potrzeby i stanowiska bywają wygórowane. Trzeba to przyjąć jako coś naturalnego, jak w każdych negocjacjach każda strona ma do tego prawo. Urzędnicy zbyt często traktują mieszkańców jako przeciwników, a to błąd. Znalezienie rozwiązania zaspokajającego interesy wszystkich stron albo przynajmniej kompromisowego jest często możliwe. Zresztą bywa, że zbyt wygórowane żądania i oczekiwania w trakcie konsultacji wynikają z tego, że ktoś zaniedbał sprawę na początku i ludzie czują się zlekceważeni i chcą pokazać swoją siłę. Niestety brakuje u nas norm i dobrych wzorców kształtowania dobrych relacji urząd-społeczność lokalna. Dlatego mamy w Polsce jeden z najwyższych w Europie wskaźników nieufności do instytucji państwowych.